視訊會議專題(1)
中小企業採用視訊會議系統前的準備
文／圖 陳啟川

IDC於2007年4月發表一篇關於訊協同運作的產業白皮書中指出，一般企認為採用視訊協同作業約可提昇30%的企業生產力；而在Gartner今年1月的報告中更具體提到，2012年前視訊會議將會取代210萬個機位，連帶使平均每年般空業者的營收將減少約35億美元，而為企業省下大筆的差旅費用，由此可見視訊會議將成為未來企業在商務往來的應用發展趨勢。 視訊會議平時不僅可給企業達到環保節費的效果，在像是疾病爆發流行的或其他緊急時刻更做為企業交換訊息的即時管道，對中小企業而言此時正是考量導入的時機。

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國內第一起H1N1的病例出現後，接著又爆發台北縣中和光復國小因新流感疫情停課一週，並進行全校的消毒，雖然這樣的處理方式引起反應過度的爭議，衛生署也邀請專家來訂定相關的標準。但這不禁讓人想到2002年底在中國出現，2003年引發全球恐慌的SARS（急性嚴重呼吸道症候群）期間，對人們從生活、工作甚至是對社會、經濟的衝擊，相信不少人對此都還記憶猶新。


殷鑑不遠
當時不少企業為了避免萬一有員工遭受感染，使得所有在同一辦公室內的同仁也需進行居家隔離而造成公司業務的停擺，而將辦公場所一分為二，原本許多的IT架構也因此需要進行調整與採用相關的應變措施，像是資料的異地備份、遠距協同工作等。雖然造成了許多的不便，但的確也「迫使」企業IT能開始重新思考IT基礎架構在遭受不可知災害時所能展現出來彈性與可靠性。其中，視訊會議系統也是當時許多企業考慮採用的遠距工作備援方案之一。

當然，視訊會議系統早已發展多年，但由於早期視訊會議設備價格偏高，且相對的影音品質也不若現在的視訊會議設備來的流暢、自然；再加上網路頻寬等基礎建設的環?也不像現在來得方便、便宜，使得整個視訊會議系統的建置門檻不低，僅能為中大型跨國企業或經費較充裕的政府機關或學校單位所採用。


中小企業視訊會議需求浮現
不過時至今日情況已有所不同，視訊會議設備的品質日益精進、價格也漸漸降低，在網路頻寬的環境條件上也比從前成熟，10M或光纖網路對企業來說也不是個高不可攀的負擔，使得視訊會議已不再是大型企業所能擁有的設備。另外，在地球村來臨的時代，企業會遇到許多需要與遠距跨國溝通的機會，採用視訊會議系統不但能增加即時溝通的效率，更能節省人員往返差旅的時間，有效提昇員工生產力。此外，去年因原油價格飆漲引發的節能綠化議題，雖然今年的原油價格已跌回原有的水準，但就長期來看，在尚未開發出更好的能源前提下，原油價格的上漲應是必然的趨勢，也將使未來的差旅成本不斷增加，並為地球的壞境帶來更大的負擔。所以就主觀的企業需求與客觀的環境條件都告訴中小企業，現在該是你重新思考視訊會議解決方案的時候。


節省成本計算表
不管是員工生產力的提升或是對地球的節能減碳，對中小企業來講，價格還是在考慮是否採用視訊會議系統最具決定的因素之一。不過除了視訊會議解決方案本身的價格，另一個就是企業所能節省的成本，視訊會議廠商Polycom（寶利通）提供了一個簡易的「節能減碳綠化手冊」試算表，可協助企業相關人員了解在採用視訊會議方案後所能節省的差旅費用與時間，甚至是因差旅所產生的碳使用量，網址如下，http://www.hualiteq.com/doc/Polycom_cost_saving.xls。


Polycom提供一個簡易的「節能減碳綠化手冊」試算表，可協助企業相關人員了解在採用視訊會議方案後所能節省的差旅費用與時間。


常見視訊會議設備相關規格
除了價格外，企業在選擇擇視訊會議時另一個常碰到的問題就是規格，由於視訊會議是將雙方或多方的聲音、影像、資料進行傳輸交換達到彼此溝通的目的，當然要遵循一致的標準才能使不同廠商的設備相互連接，因此在選購產品設備時常會被這些規格標準弄的眼花瞭亂，畢竟中小企業IT人員不是影音視訊的專家，以下將簡單表列一些相關規格標準，讓讀者稍有概念即可。


影像解析度













以上的所列的一些規格標準讀者只需要有個概念即可，標準是死的，所以這些標準在訂定時如果不夠嚴謹或只是制定出一個架構而容許廠商保有各自的彈性（不同廠商的產品才會有些獨特的功能）時，就會出現宣稱支援某一標準，但實際上卻無法相連的情況。所以在產品標準的相容性上，除了可參考文件資料外，有些廠商自己也會對其他主流廠商的視訊產品進行相容性的測試，並列出通過測試的產品型號以供企業參考。當然這通常僅限在一些像是Polycom、TANDBERG、Sony、Athera這些國際廠商的產品，這也是會為選購知名品牌的原因之一，最後，還是強調需要以實際的測試連線為準。


依成本、需求來選擇合適的視訊會議系統
目前視訊會議解決方案有很多種，像去年剛推出有如臨場的擬真會議系統，現在許多廠商都強調的HD高清畫質的視訊會議系統，中小企業到底該如何選擇？在此我們建議中小企業還是回歸到基本的預算成本（包括產品與網路等整個建置成本）與使用需求來評估，而不要被廠商的宣傳所迷惑。

以HD高清畫質來說，雖然是目前視訊系統的主要趨勢之一，但華厚總經理洪俊輝便表示如果只是與人進行溝通的話，一般SD畫質便已足夠；如果說要進行實體的展示時，就可以考慮採用HD高清視訊系統，而如果鏡頭輸出的影像品質夠好的話，也不一定需要另外購買實物投影機。另外要選擇會議室或桌上型的固定視訊會議設備？有些企業在購買了會議室型的視訊設備後才發現，通常是公司老闆才有需要使用遠端的視訊連線，結果每次連線時就得佔用整個會議室，這種情況下個人型的桌上視訊會議系統就比較適合，而如果會用到多點間的視訊，就需要考慮具備MCU(Multipoint Control Unit)多點視訊控制功能的視訊會議設備。


SONY PCS-TL33適用於主管的桌上型多功能視訊會議系統。

目前中小企業視訊產品在技術上皆已相當成熟，各大廠間的產品差異不大，所以價格還是中小企業在選擇時的參考，不過還要注意產品的操作介面是否親善。像硬體的視訊會議設備大多可透過遙控器開始進行視訊或修改設定，但比起軟體式的PC視窗介面總是相對複雜，如果操作介面設計不好的話反而會減少使用視訊會議的意願無法發揮應用的價值。台灣威訊得科技產品經理黃勇傑提醒，尤其是在一些像是燈光或網路設調整的進階設定上，如果操作介面設計的邏輯不好，都會對一般使用者造成困擾，也是企業在使用視訊會議系統常見的問題。

視訊會議系統的善加利用必然有助於員工生產力的提昇，在平時可以幫企業樽節開支，一旦遇到有疫情爆發或其他的緊急情況還能提供企業持續營運的能力，以下將針對較常見於中小企業的視訊會議解決方案，像是會議室型(Room-Based)、個人行動型(PC-Based)的視訊會議系統與視訊會議服務進行介紹。

動、靜皆宜的視訊會議解決方案
中小企業視訊會議產品介紹